如何做好文书档案归档工作

【摘要】文书档案是党政机关、事业单位在管理所属人员所形成的一种以个人为单位的一种集中保存的档案，记载社会发展的整个历史过程，反映一件事的历史过程，利用信息加强文书档案管理，发挥文书档案的资源优势，更好地把文书归档工作做好。

【关键词】文书 信息化 档案 管理

近年来，我国的信息化应用进入了大发展阶段。如何应对新问题与挑战，需要积极创新档案管理。归档虽然作为档案专业术语，在档案学词典里，有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的档案工作密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着某一问题，某一现象的处理、领导决策、基本建设、研究开发利用等事物发展方面的过程和结果。随着形势的不断向前发展，过去的档案管理明显无法满足现在的工作需求，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、完整地提供档案信息，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而新时代下文书档案管理的自动化为档案归档管理工作揭开了新的篇章。

一、办公自动化的文书档案管理问题的认识

随着社会的不断进步，社会对档案的重视程度大大提高，新时代下科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化，对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”使文件转化为档案，“文件转化为档案也可以认为是由一事物转化为另一事物的质变”传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化的管理，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，方便保存和查询。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

二、办公自动化的文书档案管理的优点

（一）办公效率大大提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行，便于操作。

（二）文件和文字信息交流

在原始的手工操作管理中，企、事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找非常的困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体的分离利用，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他更多档案工作部门概况、工作的重点和最新档案管理信息动态。

（三）电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘、光盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，不易损坏，具有很强的稳定性。

（四）提高文件传递的速度

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

做好信息化电子归档技术处理工作，实施电子文件管理战略，更好更快的提高了工作效率。增强其归档的责任感和自觉性。还要研究计算机网络技术，掌握现代化的管理技能，更好地为档案利用者提供服务。

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