创新档案管理理念,,实现档案管理信息化

摘要：作为人才信息的重要载体，人事档案是最重要的人才信息资源，是推举人才的重要工具。在新的时期，我们必须创新档案管理理念，做好人事管理工作，实现档案的信息化管理，为人才资源的开发和利用发挥最大的功效。

关键词：人事档案管理 理念 信息化 效率

新时期档案管理的目标，是通过有机地整合远程通信技术、网络技术、数字化技术等各种现代化先进技术，进而形成一套完整的服务体系，实现社会信息的共享和档案信息的远程传输。伴随着科学技术的进步，现代的档案管理尤其是人事档案管理，仅仅依靠人工调卷和手工检索，已经无法与时代发展的需求相适应。目前正逐渐普及高速大容量的档案影像管理，所以急需专业化的综合文书档案管理，以保证档案的快速查询、高效管理和长期保存，实现档案管理的科学化和信息化。

一、档案信息化管理的优点

1.使办公效率得到提高。传统的档案管理中，基本上是依靠手工操作完成记录，而在档案管理中引进计算机软件，为文件资料的查阅、统计、分类、储存和收集提供了便捷的条件，这样不管是文件的传递、办理和起草，都简单方便，使档案管理的办公效率得到进一步提高。

2.实现资源共享。原始的手工操作无法实现信息的共享，由于文件柜中会闲置大量的信息，不但浪费了资源和资金，还会为信息和文件的查找造成不便。利用档案的计算机信息化管理技术，将档案管理由单途径发展为体系，由案卷宗深入到文件级，将档案的目录和内容合并管理，并通过将档案信息和其他信息建立互联，实现了档案信息和载体的分离利用，使档案管理的效率和质量得到进一步提高。利用网络服务的平台，对其他档案工作部门的重点工作、部门概况等动态的档案信息管理有所了解，真正达到一种信息资源的共享。

3.提高传递的速度和安全性。在日常工作中，经常会发生在传递过程中文件的丢失和延误的情况，给档案人员的管理带来了不便。而档案管理的微机化，能够使文件传递的及时性和安全性得到提高。

二、实施档案信息化的措施

1.增强管理意识。由于很多单位人事档案管理人员并非是专业出身，所以档案管理意识淡薄，对人员的备案和资料管理不认真，这就给其他部门对人员的安排和调度带了不便，一旦有突发事件发生，也不能及时地对有经验的技术员工进行派遣和选择。这就要求人事档案管理人员在工作中严格把关，记录的档案材料要准确真实。对新形成的档案资料，要细致认真地进行鉴别，严格执行登记制度，并做好档案的转递工作。档案人员在接到调档函时，应认真地装订、编号、分类和收集。档案人事管理人员，应该培养自身的管理意识，转变思想观念，为单位人力资源管理做好支撑工作。

2.健全管理机制。人事档案的有效利用和合理管理，是人事档案管理中最重要的因素之一，单位管理机制的不健全，会对人事档案管理带来很大的影响。企事业单位必须建立相应的管理机制，来实现对信息的利用和采集，能够有条不紊进行对人事的撤销、调度和录用等管理。在采集员工信息时尽量做到清晰、准确和完整，并对人员档案进行科学化和标准化的归类，保证每一个环节的细致和认真，以实现人事档案的有效利用和科学管理。

3.建立规范体系。要做好档案管理工作，首先应做好档案管理工作的标准化和规范发。制定标准和统一化的规范体系，切实推动档案的科学化、信息化、规范化和标准化。

4.完善安全措施。在档案信息化建设中，人是安全的第一要素。因此必须提高档案人员的警惕性和责任感，采用安全防护措施，如数据备份、防火墙、身份认证等，规避黑客对信息系统的危害。

5.提供信息支撑。要做好档案的信息化管理，就应该添置性能优良和质量可靠的配套设备和硬件设备，同时开放和设计通用的信息管理软件，将办公自动化系统和档案信息化建设有机地融合在一起。同时增加和丰富信息的存储量和档案的储藏量，多层次、多角度、全方位地对档案信息进行搜集，提高综合开发功能，实行一体化管理，为保证档案的完整性，形成信息管理网络。

在21世纪信息技术飞速发展，人才成了国家和企业的核心竞争力。人事管理是国家和社会进步的标志，对人员进行合理的配置，可最大化地发挥激励的功能，避免资金和人才的浪费。所以作为人事档案管理人员，必须及时转变观念，认清形势，勇于实践，大胆创新，更好地为人力资源管理服务，为社会服务。

参考文献：

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[2]傅露霞，路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案，2010，3

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